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  领导批示管理与跟踪系统

  最新版本: v5
  发布日期: 2011-04-01
  系统支持: Windows 98/NT/2000/XP/Vista/Win7..

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        在信息技术迅猛发展的今天，为何各级政府的办公自动化运用普及率非常低，而且真正适应政府公文运转处理的专门软件也不多，虽然目前市面上有一些政府办公软件，也试图解决好政府公文运转处理的办公自动化问题，但效果都比较差，均未得到很好的推广运用。究其原因是，没有真正理解和适应政府公文运转处理的特点和要求，事与愿违。

        原因在于传统办公软件多为点对点的操作，比如要提交某领导批阅文件，必须是该领导进入系统处理，但事实上领导特别是政府领导日常事务繁忙，大多时间不在办公室办公，也就无法打开系统处理文件，从而影响公文运转处理效率。相反传统纸文件运转处理显得更加方便灵活，工作人员可以将文件送到会场等办公室以外的其它地方请领导签批。上述原因，是传统办公软件不能很好地推广运用的关键。

        县级以上政府每天将收到大量的请示报告和上级文件，需提请领导作出签批处理，如何规范有序送签和落实领导对文件的签批意见，是各级政府办公室（办公厅）的重要工作任务，传统的手工登记流转不能很好地实现信息共享和科学管理，我们与相关单位和专业人员充分研讨，并设计了政府收文处理平台系统，目前运行反映情况良好。

政府公文运转特点分析：

        据广泛的调查了解，目前各级政府公文运转处理流程可归纳为两类，以县政府（办）为例：

单线运转模式：   即收文科室统一收文（以档案科收文为例）→县政办领导提出分发意见→县领导签批→档案科根据县领导签批意见→责成相关单位办理→档案科将办理情况返回县领导（或通过服务县领导的秘书科，或县领导秘书返回县领导）→文件办结后送档案科存档。
分线运转模式：  即收文科室统一收文→县政办领导提出分发意见→转联系该项工作的相关科室送相关县领导签批→联系该项工作的相关科室根据县领导签批意见→责成相关单位办理→联系该项工作的相关科室将办理情况返回县领导（或交由县领导秘书返回县领导），如果需要其他县领导审批的再转相关科室办理→文件办结后存档。

        目前，各级政府特别是县级以上政府公文运转处理大多采取第二种模式，或介于一、二种模式之间，但更多倾向第二种模式，因为第二种模式的优点在于，服务领导的团队（在县政府办就是各个秘书科）可以及时掌握领导的批示意见，并加强督促办理，工作的针对性和时效性都非常强。

解决方案：

一	根据用户习惯和领导工作的特点，实行公文处理网上签批，或公文处理网上签批与纸质文件同步运行。既使公文处理网上签批，也可以部分实行无纸化办公，比如，以县政府办为例，可以在县政府办主任班子和一般职工中实现无纸化办公，在县领导上实行公文处理网上签批与纸质文件同步运行，从而增强工作的灵活性。
二	针对目前各级政府机关大部分采取“分线运转”的模式，以及县级以上领导普遍不习惯在网上签批公文的现实情况，采取服务领导的相关科室将领导批示意见录入系统的办法，相关科室通过系统及时掌握县领导的签批意见并督促责任单位办理，并将办理情况录入到系统中，从而实现公文从登记、县政府办分发意见、县领导批示意见、批示意见办理情况等信息在系统中记录完整，以方便归纳和查询。
三	公文处理任务采取群组方式发出，比如，县政府办主任班子对某一公文的分发意见为：“请某县领导审签”，收文科室便将该文件发给服务该县领导的科室，该科室中每一位同志都接到同一任务，但只要该科室中有一位同志作出处理，科室其他同志也视为作出了处理，以增强处理的灵活性，避免公文滞留。

主要特点：
  可以帮助各级政府办公室提高工作效率、减轻工作负荷、提升响应速度和督办力度，更好、更快地为领导们做好服务和支持工作。

  ·　实现公文运转手工处理和电子处理的完美融合；
  ·　一般工作人员在领导纸质文件签批习惯不变的情况下实现信息化；
  ·　领导和主任班子无须定点电脑办公，工作方式和习惯不发生任何变化；
  ·　对于工作人员能够共享工作成果、杜绝重复劳动、减轻工作量、提高工作效率；
  ·　完全适用以部门为对象的多人并发文件签收和处理模式，灵活、方便、高效；
  ·　实现对纸质文件流转的全程追踪和管理；
  ·　可查询统计各个部门文件办理的情况，包括文件没有签收的、没有录入领导批示意见的、立项督办没有返回结果的、交办通知没有返回结果的、没有流转至下一环节的等等；
 ·　智能领导批示汇总（对同一文件涉及多个领导批示的，按领导排名从大到小依次梳理）；
  ·　自动生成和管理“立项督办通知”和“交办通知”等；
  ·　确保每一条领导的批示都必须落实办理情况；
  ·　领导批示智能查询，任意关键字多种组合；
  ·　文件滞留情况管理，滞留情况一目了然；
  ·　文件快速查询统计，让管理得心应手；
  ·　支持流程重置，可以快速重新开始；
  ·　安全保密使用无忧……

我们的成功应用案例：
        四川省XX市人民政府办公室
        四川省郫县人民政府办公室
        X阳市人民政府办公室
        XX滨市人民政府办公室
        宁X市人民政府办公室